こんにちは(^^♪山ばりゅです。
前回、「グーグルドキュメント」について軽く触れたのですが、それって何？
っていうご質問をいただきましたので、「グーグルドキュメント」と関連サービス、「スプレッドシート」、「スライド」について、そのサービス内容などを今回はご紹介させていただきたいと思います。
では、今回も最後までお付き合いいただけましたらと思います。
グーグル版office製品無料で使い放題のドキュメント、スプレッドシート、スライド
文書作成や表計算、プレゼン用資料作成ソフトの代表格といえば、やはりMicrosoft社が提供するoffice製品を思い浮かべられるのではないでしょうか。
ビジネスのあらゆる場面を想定して作成されており、まさにプロ志向の製品で様々な便利機能が搭載されいる、非常に優れたサービスであることは間違いないですよね。
ただ、悩ましいところは有料アプリであり、継続して使うためには料金が発生するということ。
また個人でそのサービスをフルに使用するには、現在のところ「office365 solo」という継続課金型アプリを使用する必要があり、月々１，２７４円（年間契約１２，７４４円）の料金が継続的に発生してしまいます。
でも、家計簿付けたり、あいさつ程度の文書を作成する、仲間内での企画を練るための簡単なプレゼンを作る、などのライトな使用であれば、継続課金はちょっともったいない気もしますよね。
そんな時に便利なのがグーグル版office製品ともいうべき、
- グーグルドキュメント
- グーグルスプレッドシート
- グーグルスライド
なんですね。
各サービスの簡単な概要
これらは、office製品の中でも特によく使うような
- 文書作成
- 表計算
- プレゼン資料作成
に使用するためのアプリで、office製品に例えると
- Word→グーグルドキュメント
- Excel→グーグルスプレッドシート
- Power Point→グーグルスライド
といったところになります。
ドキュメント、スプレッドシート、スライドアプリのメリット
ではこれらが持つメリットについてご紹介しようと思います。
メリット１．無料で使える
まず何と言っても無料で使えるというのが、一番大きいメリットではないでしょうか。こういったサービスはかなり便利なのですが、有料であることが多いんですよね～。
以前はバージョンソフトとして販売されていたため、一度購入するとサポート終了などのリスクはあるものの、基本的に永劫的に使用できるものでしたが、現在はこういったビジネスソフト問わず、最新版が常に使える代わりに、継続的に料金が発生する課金型アプリが主流になりつつあります。
毎月の支払額はそれほどとんでもない額ではないものの、結構ジャブとして地味に家計に効いてきますよね。
しかも、そのアプリサービスの一部分しか普段使わない。
ということであれば、やはり勿体ないような気がします。
ですので、無料で使える。しかも多少の操作差異はあるものの、office製品を扱ったことがあれば、それほど操作性に違和感なく使用ができるというのは嬉しいサービスではないかなと思います。
メリット２．保存する必要がない
集中して仕事を進めていくとついつい「保存」を忘れがちになるもの。
そして、不慮の停電などアクシデントなどで急にアプリがシャットダウンされたとき、
また保存前からやり直し
という地獄を味わったことが一度はおありなのではないでしょうか。
これ、 私も結構経験があるのですが、 けっこうメンタル的にやられるんですよね～。
私もこれ喰らった時は、本気で早退しようと思いましたw
しかしながら、この３つのサービスはデータが新しくなるごとに、クラウド上に自動保存されていきますので、こういったリスクがほとんどないんです。
データがPC内ではなく、クラウド上に保存されていますので、何かしらの急なアクシデントなどで、PCが使えなくなった時も、PC環境さえ整えばまたいつでもそのデータを編集することができます。
メリット３．デバイスの制限がない
有料課金型アプリでよくありがちな制限として、デバイス制限が設けられていること。
例えば、アプリをダウンロードできるのはお使いのPC一台とモバイル製品２台まで。
というような制限。
複数のデバイスでデータ管理していると、この辺りの振り分けに結構神経使ったりするのではないでしょうか。
その点、これらのサービスはグーグルアカウントを持っていて、アプリがダウンロードされてさえいれば、基本的にどの端末からもデータ編集を行うことができます。
では次にデメリットをご紹介していきましょう。
ドキュメント、スプレッドシート、スライドアプリのメリット
やはりメリットばかりではなく、デメリットもあります。
デメリット１．フォルダ管理ができない
office製品であれば、ある程度ファイルデータが溜まってくると、それらをフォルダに振り分けてデータを分かりやすく管理することができます。
しかしながら、ドキュメントなどに関してはフォルダ機能が備わっておらず、違う種類のデータが溜まってくると、編集したいデータを探すのに手間がかかってきてしまいます。
これは、「グーグルドライブ」というグーグルの別のサービスを使用すれば解消できるのですが、こちらは有料になりますので、一番ライトなプランで月々６００円（年間契約６，０００円）の料金が発生します。
デメリット２．情報漏洩のリスク
データがクラウド上で管理されますので、どうしてもデータが流出するリスクというのは発生してきます。
グーグルという世界的大企業が提供しているサービスですので、セキュリティ性能はかなり精度が高い事には間違いないのですが、世の中すべてにおいて「絶対」ということはないので、こちらもやはりデメリットといえるかと思います。
差し当たって思い浮かぶデメリットはこの辺りでしょうか。では次にこれらを使用するにあたっての注意点をご紹介したいと思います。
ドキュメント、スプレッドシート、スライドアプリを使用するにあたっての注意点
これらのアプリは誰でも使用できるということはなく、使用するにはグーグルアカウントの作成が必須になります。
各々のデータの管理などは、このアカウントを使用して管理するので、グーグルアカウントがない場合、まずグーグルアカウントを作成する必要がありますので、そのあたりだけご注意いただけましたらと思います。
グーグルアカウントをお持ちの方はいつでも使用を開始できますので、メリット、デメリットをご覧になったうえで使用してみるのも良いのではないでしょうか。
最後に
いかがだったでしょう。今回はGoogle大王の無料サービス、「グーグルドキュメント」「グーグルスプレッドシート」「グーグルスライド」というサービスを頂きましたご質問への回答もかねて、ご紹介させていただきました。
このほかにも「グーグルフォーム」という無料で使用できるアンケートフォームもあり、不特定の方から必要なデータを集めるときにはかなり重宝するサービスといえます。
いや～・・・それにしても、こういった有料級のアプリが無料で使えるというのは私たちにとっては至極有難いところですよね。
これからこういったサービスがドンドン出てくることを期待しつつ、今回はこれまでとさせていただきます。では、今回も最後までお付き合いいただき、ありがとうございます(^^♪
